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Cómo configurar facturas en PDF de forma gratuita

¿Está buscando una forma de enviar un PDF de factura de WooCommerce cuando alguien realiza un pedido en su sitio?

De forma predeterminada, WooCommerce ya ofrece una función para enviar facturas por correo electrónico cuando se vende en línea. Sin embargo, esa funcionalidad se limita a diseños de correo electrónico simples y preestablecidos. Tampoco ofrece una opción de PDF para imprimir o descargar y no hay una manera fácil de enviar facturas manualmente a los clientes.

Es por eso que en este artículo, lo guiaremos a través de un tutorial paso a paso sobre cómo enviar una factura de WooCommerce con configuraciones para adjuntar archivos PDF, enviarlos manualmente a los clientes y personalizar el diseño de las facturas.

Lo mejor de todo es que podrá configurar esta función mediante un complemento gratuito. Vamos a profundizar en…

Cómo enviar una factura de WooCommerce

En un artículo anterior, cubrimos los mejores complementos de facturación para WordPress. Lo alentamos a explorar todos esos, pero para este tutorial, optamos por el complemento gratuito WooCommerce PDF Invoices and Packing Slips porque …

  1. Ofrece una lista estelar de funciones aunque es gratis.
  2. Es muy popular y está bien calificado: está activo en más de 300,000 sitios con una calificación perfecta de 5 estrellas en más de 1,200 reseñas.

A continuación, le indicamos cómo configurarlo …

1. Instale un complemento de factura de WooCommerce

Para comenzar, instale y active el complemento WooCommerce PDF Invoices and Packing Slips en su panel de WordPress.

Si necesita ayuda con esto, use nuestra guía sobre cómo instalar un complemento de WordPress. También debe asegurarse de tener WooCommerce instalado antes de intentar usar este complemento.

2. Ejecute el asistente de configuración

Puede encontrar la configuración del complemento haciendo clic en WooCommerce> Facturas PDF en su panel de WordPress.

El complemento ofrece una gran cantidad de configuraciones para ayudarlo a configurarlo según su situación. Afortunadamente, el complemento WooCommerce PDF Invoices ofrece un asistente de configuración para completar la mayor parte del proceso.

Para comenzar con él, haga clic en el Ejecutar el asistente de configuración botón.

asistente de configuración para la factura de WooCommerce

3. Ponga el nombre, la dirección y el logotipo de su empresa en la factura.

El asistente de configuración lo guía a través de las configuraciones más importantes que necesita para su factura estándar de WooCommerce.

Por ejemplo, el primer paso le pide que escriba el nombre de su tienda y su dirección. El complemento incluirá estos detalles en su factura.

Continúe, complete esos campos y haga clic en próximo.

nombre de la tienda para la factura de WooCommerce

También es importante tener el logotipo de su empresa en la factura.

En la siguiente ventana, haga clic en el Establecer imagen botón para cargar un logotipo.

agregar logotipo para la factura de WooCommerce

Este logotipo aparece como una vista previa en la pantalla y el complemento también lo incluirá en sus facturas en PDF.

Hacer clic próximo.

ver logo

4. Adjunte la factura a correos electrónicos específicos de comercio electrónico.

WooCommerce ya envía correos electrónicos para eventos clave como nuevos pedidos, pedidos cancelados y pedidos reembolsados.

Sin embargo, ninguno de ellos tiene una factura PDF descargable adjunta, por lo que ahora es el momento de indicar cuáles deben incluir esas facturas.

No es mala idea adjuntar la factura a cada correo electrónico que se envía para un pedido. Sin embargo, puede decidir eliminar la factura de WooCommerce de algunos correos electrónicos si es necesario.

Hacer clic próximo seguir adelante.

Nota: Uno de los más importantes para seleccionar es el Factura del cliente / Detalles del pedido (correo electrónico manual) box, ya que esta es una de las formas más fáciles de enviar manualmente sus facturas en PDF.

adjuntar la factura de WooCommerce a los correos electrónicos

5. Elija las opciones de visualización, el formato de papel y para mostrar los botones de acción en la factura.

los Opciones de pantalla La sección enumera varios elementos, como información de contacto e información de facturación, que puede incluir en su factura en PDF de WooCommerce.

Recomendamos incluirlos todos a menos que no desee tener el número de teléfono o el correo electrónico del cliente en la factura.

Hacer clic próximo.

opciones de visualización para la factura de WooCommerce

También puede especificar qué tipo de formato de papel desea para la factura. Estos dictan cómo se imprime la factura.

Ir con un A4 o Carta formato y, a continuación, haga clic en Siguiente.

formato de papel para la factura de WooCommerce

A veces es necesario enviar un correo electrónico manualmente. Esta es una práctica común en las ventas B2B. También es maravilloso si un cliente extravió una factura o no la recibió la primera vez.

Independientemente del razonamiento, esta sección le permite activar botones de acción. Si habilita los botones de acción, obtendrá una nueva opción en la lista de pedidos de WooCommerce que le permite enviar manualmente una factura a ciertos clientes con solo hacer clic en un botón.

Si cree que necesitará enviar facturas manualmente de forma regular, definitivamente debe habilitar esta opción.

Una vez que verifique el Mostrar botones de acción cuadro, haga clic en el próximo botón.

mostrar botones de acción

Y eso es todo lo que hay para el asistente de configuración. La mayoría de las configuraciones de facturas de WooCommerce ya están listas.

Haga clic en el Terminar para volver al tablero.

botón de terminar

6. Cambie las acciones del pedido para enviar facturas por correo electrónico.

Ahora que ha configurado sus facturas, ocurren dos cosas:

  1. El complemento adjuntará automáticamente facturas en PDF a todos los correos electrónicos de pedidos automatizados que seleccionó en el asistente de configuración (como confirmaciones de pedidos, cancelaciones y confirmaciones de envío).
  2. El complemento agregará nuevas opciones a la interfaz de administración de pedidos de WooCommerce para permitirle enviar facturas manualmente si es necesario.

Por lo tanto, puede estar tranquilo sabiendo que los correos electrónicos automatizados tienen las facturas en PDF adjuntas. Incluso puede ejecutar algunos pedidos de prueba para ver si funcionan.

Sin embargo, también tiene la capacidad de reenviar esos correos electrónicos y ajustar las acciones del pedido con las facturas en PDF incluidas.

Para hacerlo, abra un pedido en WooCommerce (vaya a WooCommerce> Pedidos y elija un pedido de la lista).

Ve a la Ordenar acciones sección y elija el menú desplegable.

Ahora puede realizar las siguientes acciones:

  • Envíe por correo electrónico los detalles de la factura / pedido al cliente
  • Reenviar notificación de nuevo pedido
  • Regenerar permisos de descarga

Por ejemplo, elegir una de las dos primeras opciones es una excelente manera de reenviar o enviar manualmente un correo electrónico de pedido con una factura.

acciones de pedido para la factura de WooCommerce

El correo electrónico de WooCommerce va a la bandeja de entrada del cliente como de costumbre, pero también recibe una factura en PDF en la parte inferior.

la factura de WooCommerce en la parte inferior

Si un comprador hace clic en la factura, se descargará en su computadora o se mostrará en su navegador.

Como puede ver, el complemento agrega automáticamente todos los elementos del asistente de configuración a la factura, incluido el número de factura, la fecha de la factura, el logotipo y la dirección de la empresa.

Si desea cambiar la plantilla de su factura, puede hacerlo más adelante.

ver la factura en PDF de WooCommerce

7. Envía correos electrónicos de pedidos de forma automática o manual con facturas de WooCommerce

Además de las acciones de pedido, aún puede utilizar el Enviar correo electrónico de pedido módulo. Esto no es diferente de lo que ya está en WooCommerce, pero cada uno de los correos electrónicos ahora tiene la factura adjunta.

enviar correos electrónicos de pedidos

Por ejemplo, si habilitó adjuntar la factura a los correos electrónicos de cancelación de pedidos en el asistente de configuración, el complemento adjuntará automáticamente la factura en PDF si usa el Enviar correo electrónico de pedido módulo para enviar un correo electrónico de pedido cancelado:

Factura PDF de WooCommerce en correo electrónico de cancelación

8. Cree una factura de WooCommerce en PDF o un albarán para imprimir o descargar

La última área que vale la pena considerar es imprimir o descargar una factura de WooCommerce en su propia computadora. Es posible que desee almacenar estas facturas en sus archivos contables o necesite descargar los archivos y enviarlos a los clientes.

Como beneficio adicional, puede descargar e imprimir albaranes en PDF.

Para ambos, encuentre el Crea PDF módulo en cualquier página de pedido.

Haga clic en el Factura PDF botón o el Hoja de embalaje PDF para descargar esos documentos.

crear factura en PDF o albarán en PDF

Luego puede hacer clic en el botón de descarga para guardar en su computadora o en el botón de imprimir para enviar el archivo a una impresora vinculada.

descargar o imprimir

El albarán no es diferente cuando se trata de opciones para descargar e imprimir.

En realidad, es solo una versión más simple de la factura que elimina información como los precios.

el albarán

Si desea automatizar este proceso, puede utilizar la prima Complemento de impresión automática de pedidos de WooCommerce (PrintNode) de Simba Hosting. Este complemento tiene una integración para que pueda imprimir automáticamente un albarán o factura tan pronto como llegue un pedido. Sin embargo, su uso en un solo sitio cuesta £ 55.

9. Agregue notas opcionales a sus facturas

Otra forma de personalizar su factura de WooCommerce es colocando notas en la parte inferior del documento.

Al igual que con otras acciones, puede agregar notas cuando haya abierto un pedido en su panel de control.

Encuentra el Datos de documentos PDF sección, luego haga clic para editar la Notas campo. Escriba cualquier información que también desee que vea el cliente, como detalles de devolución, un agradecimiento rápido o instrucciones especiales para el producto.

agregar notas a la factura de WooCommerce

Ahora, cuando una factura en PDF se envía al cliente o cuando imprime una factura usted mismo, el complemento insertará automáticamente la nota en la factura.

notas de ejemplo

10. Modifique todas las configuraciones (si es necesario) para su factura y albarán de WooCommerce

El asistente de configuración inicial se encarga del trabajo pesado, pero es posible que desee modificar lo que escribió antes o agregar nuevas configuraciones.

Para controlar todo eso, ve a WooCommerce > Facturas PDF.

ir a la configuración

los General pestaña ofrece configuraciones adicionales para cosas como:

  • Cambiar la forma de ver los archivos PDF.
  • Ejecución de un modo de prueba.
  • Agregar términos y condiciones o políticas en el pie de página.
  • Elegir una plantilla diferente para su factura en PDF para cambiar el diseño. Si desea acceder a más plantillas / diseños de facturas, el desarrollador vende un paquete de plantillas premium por 39 €.
configuración para la factura de WooCommerce

Bajo la Documentos pestaña, puede editar la configuración haciendo clic en el Factura Enlace.

Aquí, puede desactivar las facturas, mostrar una dirección de envío, eliminar la dirección de correo electrónico o cambiar a cuál de los correos electrónicos se adjunta la factura.

pestaña documentos

Por último, el Hoja de embalaje sección muestra la configuración para:

  • Habilitación o inhabilitación de albaranes.
  • Visualización de una dirección de facturación
  • Mostrando un correo electrónico.
  • Mostrando un número de teléfono.
  • Visualización de notas.
ajustes del albarán

Configure su factura de WooCommerce hoy

Si necesita la funcionalidad de factura o albarán de WooCommerce, el Facturas en PDF y albaranes de WooCommerce …

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